多媒体会议室相比较而言，是实行了无纸化的一种重要特点，与倡导绿色环保理念相吻合，减少纸张使用，避免了木材消耗和浪费，无需再打印额外的资料，基本都可以在显示屏上显现，也同时便于参会人员进行会议前的准备工作。
传统的会议形式越来越不能满足现代会议的需要，传统会议有各种各样与当前举行会议所需要的条件不相符的矛盾地方，会议人数多，会议资料复杂，容易造成打印和纸张的资源浪费，使得会议讨论难出成果和效率易低下，等问题的出现，会议上各种展示工具繁琐麻烦，会议保密性差。而多媒体会议室可以很好的解决这一问题。
升降式显示器的使用，进一步凸显其便利的优势，减少准备会议的时间，提升效率，桌面整洁，使整体环境充满科技感，获得一种视觉观感的享受，实现会议的无纸化，一种新的会议体验，同时彰显专业公司形象，整体效果满分。
相比较而言，传统会议数据共享效果差，即传统会议室的投影仪和笔记本不能满足日益多样化的会议数据，数据共享性差，不能保证与会者准确接收信息。
而现代化的无纸化会议配合各处的麦克、大屏幕、终端多媒体屏幕等多种媒体，通过后台矩阵和相关设备配合，可以使会议资料及时、快速地与每个参与者共享，参与者还可以自行提取资料浏览，优势明显，可以满足现代会议的种种所需。
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